Status Helseplattformen 2. mars 2023

Arbeidets Rett har oppslag om Helseplattformen 2. mars.  I forkant av oppslaget, sendte kommunedirektøren denne informasjonen til redaksjonen.  Informasjonen er utarbeidet etter innspill fra ansatte på de ulike avdelingene som har tatt i bruk Helseplattformen.

•  Fortsatt trening, opplæring og utvikling av plattformen
• Det overordna målet med Helseplattformen er å få til en og samme pasientjournal som følger innbyggeren gjennom hele livet.
• Helseplattformen erstatter dermed dagens systemer og samler alle data på ett sted og som gjør at en unngår å legge inn lik informasjon om innbyggeren mange ganger.
• Det er ingen vei tilbake når flere tidligere journalsystemer er ut av drift og har gått ut på dato.

Helseplattformen ble innført 12. november i Os og dette erstattet ulike journalsystemer innen hjemmetjenester, sykehjem, ergoterapi, fysioterapi, helsestasjon og psykisk helse og rus. Os kommune skrev sommer 2022 til Helseplattformen (HP) at vi ville vente med innføring på legekontoret inntil løsningen var tilstrekkelig testet ut. Helseplattformen planlegger å gjennomføre pilot på ett eller to fastlegekontor høsten 2023 og vi vet ikke når HP blir innført på legekontoret.

Med bakgrunn i dette, så omtales  ikke  legekontoret videre i denne artikkel.

Det vil alltid være mange utfordringer som skal løses når en innfører og endrer slike
store systemer. Vi må vise tålmod ved systemendringer og hele tiden øve og lære oss nye ting. Os kommune skal også i gang med e-handelsløsning og nytt skybasert personal- og økonomisystem i 2023. Også disse systemendringene krever mye av oss og vi må jobbe kontinuerlig både med opplæring og utvikling av mange nye systemer i 2023.   Os kommune trodde nok vi fikk en mer ferdig løsning i Helseplattformen enn det som var tilfelle Vi ser at den ikke er helt ferdig bygd for våre behov. Ansatte og ledelse må derfor bidra med utviklingsarbeid. Dette forventningsgapet har nok skapt noe frustrasjon.

Helseplattformen – status i dag

Samlet sett går det bra med innføringen av helseplattformen i Os kommune. Ansatte har virkelig stått på for å lære seg å ta i bruk Helseplattformen.  Det varierer hvordan tjenesteområdene opplever bruken av helseplattformen i det daglige.  Det går igjen at det er tidkrevende å sette seg inn i. Det oppleves at det er litt mange  «klikk funksjoner» for å legge inn informasjon.

Flere tjenesteområder melder om forbedring i funksjonalitet og pasientsikkerhet sammenlignet med gammelt system, og at helseplattformen har mange muligheter som vi ikke har tatt i bruk enda. Samtidig er flere tjenesteområder inne i en krevende periode nå og bruker mye tid på å gjøre seg godt kjent i løsningen med brukerveiledninger, forståelsen av hvordan løsningen er bygd opp og hvordan det snakker sammen med andre systemer.

De som har pasienter inneliggende på St.Olav sier at de får nødvendige pasientopplysninger raskere og de er mer tilgjengelig enn tidligere fordi vi jobber i samme løsning.

De avdelingene som jobber på flere områder i løpet av en dag (f.eks saksbehandling + klinisk/lederstilling) er de som opplever flest utfordringer. Dette fordi de jobber i ulike moduler og løsningen blir mer kompleks og tidkrevende å lære seg.  Mange av feilene som meldes i kommunen skyldes brukerfeil og behov for opplæring.

Opplæring ble gitt to måneder før vi tok i bruk løsningen og vi ser i ettertid at dette var for tidlig.  Det var vanskelig å få fullt utbytte av opplæringen så lenge før løsningen ble tatt i bruk.

Hjemmetjenestene

I hjemmebaserte tjenester har vi utfordringer med å få en oversiktlig legemiddelliste. Årsaker til at dette er flere; behov for mer opplæring i kommunen, systemene kommunen og fastlegene jobber i er ulike og innhenter/viser ulik informasjon, og det krever at alle leger (uavhengig om de bruker helseplattformen eller ikke) administrerer reseptene på riktig måte.

Sykehjem

Fungerer godt i det daglige. Får godt utbytte av løsningen siden de har sykehjemslege som også jobber i samme løsning.  Ansatte som skal yte nødvendig bistand får raskere informasjon om vedtak og tildelte tjenester gjennom plattformen.

Fysioterapi og ergoterapi

Fysioterapi har utfordringer med manglende funksjonalitet, spesielt når det gjelder gruppetimer og betalinger/takster. Henvisningsarbeidsflyten som er bygd for ergoterapeutene og fysioterapeutene oppleves som omfattende for en liten kommune. Ergoterapeutene opplever mer funksjonalitet enn tidligere.

Jordmor og helsestasjon

Opplever ikke noen spesielle utfordringer, og det fungerer greit.  Helsestasjonslege jobber i samme løsning.

Tjenesten for funksjonshemmede 

Plasstillitsvalgt rapporterer at bruken av Helseplattformen går greit, men at det tar tid å lære seg nye systemer og funksjoner.  Noen funksjoner fungerer bedre enn de gamle systemene, mens andre virker mer tungvinte og mer tidkrevende.

Rus og psykiatri

De ansatte rapporterer at innføringen av Helseplattformen har vært utfordrende fordi det har vært mye feil i systemet og at de ansatte har måttet bruke mye tid på problemløsning som det har vært vanskelig å få hjelp med. De opplever at systemet stjeler tid som skulle vært brukt på pasientene. Helseplattformens hurtigtavle fungerer godt. Det er enkelt å legge inn pasientavtaler og pasientene får automatisk påminnelser på sms.

ROS ANALYSE (Risiko og sårbarhetsanalyse)

Det ble utarbeide ROS analyse høst 2022.

ROS analysen viste at det var størst risiko  at HP ikke ville kommunisere med alle våre systemer/verktøy , så som Net Nordic . Deretter kom innføring ved legekontoret, men her ba vi om utsettelse inntil vi var kvitt barnesykdommene. Det har vært jobbet mye med å få systemet til å kommunisere med våre programmer innen velfersteknologi. (ROS analysen var oppe som tema med tillitsvalgte 19. september).

Sluttkommentar

Min jobb som leder er å ta imot erfaringer på både det som fungerer og ikke fungerer.  Og så evne å sette i verk tiltak på det som ikke funker sammen med ledere, ansatte, superbrukere og Helseplattformen. Det tar som sagt litt tid å fornorske Helseplattformen.

Vårt fokus nå er å se framover.  Vi jobber kontinuerlig med å lære oss å bruke systemet og med å bidra til utvikling og tilpassing, slik at Helseplattformen blir en god plattform som ivaretar målet om en pasient – en journal.

Marit Gilleberg, kommunedirektør

Superbrukerne har en viktig funksjon i innføringen av helseplattformen i Os.  Blir med superbruker Øyvind på jobb!