Helseplattformen er et pasientjournalsystem for kommunehelsetjenesten, sykehus og fastleger i Midt-Norge. Nå innfører vi denne i Os kommune.
Målet er en mer sammenhengende helsetjeneste for pasienter og ansatte i hele regionen. Bakgrunnen for prosjektet i Midt-Norge er regjeringens nasjonale målsetning om «Én innbygger- én journal». For helse- og omsorgssektoren i Os kommune betyr det at vi faser ut fire journalsystemer som erstattes av Helseplattformen.
Vi har forberedt oss lenge, og nå tar vi endelig Helseplattformen og HelsaMi i bruk.
Helseplattformen er et felles journalsystem for helsetjenestene i Midt-Norge, og du som er innbygger får tilgang til dine pasientopplysninger i innbyggerportalen HelsaMi.
Når vi skal ta i bruk et så stort og nytt system vil det også kreve ekstra innsats fra våre ansatte i helsetjenesten. Det betyr at vi må redusere tilbudet i noen av helsetjenestene i perioden før og etter 12. november. Legekontoret og fastlegene tar ikke i bruk systemet før i 2023.
Dette får du i HelsaMiI HelsaMi finner du dine opplysninger som sykehus, kommuner og fastleger legger inn i Helseplattformen. I starten vil HelsaMi være ganske tom for de fleste av oss, men etter hvert vil du se inn flere opplysninger om din kontakt med helsetjenesten.
Allerede nå kan du gå inn og legge inn hvem du ønsker skal være din pårørende.
Dette kan du gjøre i HelsaMi fra 12. november:
Dette får du når fastlegene tar i bruk systemet i 2023:
Her kan du logge inn på HelsaMi
Du kan også få tilgang på vegne av andre som ønsker at du skal ha oversikt og muligheter til å kommunisere for dem. Det kan for eksempel være barna dine, eldre forelder eller andre du er pårørende til.
Du vil fortsatt ha tilgang til Helsenorge.no, men i HelsaMi finner du mer informasjon om deg, enn det som ligger på Helsenorge.no.
Du kan fortsatt endre og bestille behandlingstimer på telefon som før.
Hvis du ønsker, kan du også la en av dine nærmeste pårørende eller andre få tilgang til dine opplysninger i HelsaMi. Da kan de blant annet hjelpe deg med timebestillinger, og hjelpe deg å ha oversikt over dine helseopplysninger og behandlinger.
Fra nå, og en periode etter at vi har tatt i bruk systemet, kan det bli lengre ventetid hos;
helsestasjonen, fysioterapeutene, ergoterapeut og psykisk helse og rustjeneste.
I praksis betyr det at:
Beboere på institusjon og de som mottar hjemmetjenester får i utgangspunktet tjenester som normalt, før og etter 12. november.
Vi har et mål om at våre innbyggere skal få gode tjenester også når vi bytter til nytt system. Fram til nå og de neste ukene deltar alle ansatte i helse- og omsorg på daglige kurs for å lære seg det nye systemet.
Uforutsette utfordringer kan oppstå
Selv om vi forbereder oss godt, kan det likevel oppstå uforutsette hendelser når vi tar i bruk et så stort system. Vi ber om forståelse dersom noen av våre tjenester blir mer redusert enn det vi vet nå.
Vi har valgt Helseplattformen for at du som er innbygger skal få:
Med Helseplattformen får helse- og omsorgstjenestene i kommunen ett felles pasientjournalsystem. Det betyr at dine behandlere får mer og oppdatert informasjon om deg, og kan gi deg mer sammenhengende helsetjenester.
Helseplattformen støtter regjeringens nasjonale mål om et bedre journalsystem med «en innbygger – en journal».
Arbeidets Rett har oppslag om Helseplattformen 2. mars. I forkant av oppslaget, sendte kommunedirektøren denne informasjonen til redaksjonen. Informasjonen er utarbeidet etter innspill fra ansatte på de ulike avdelingene som har tatt i bruk Helseplattformen.
Helseplattformen ble innført 12. november i Os og dette erstattet ulike journalsystemer innen hjemmetjenester, sykehjem, ergoterapi, fysioterapi, helsestasjon og psykisk helse og rus. Os kommune skrev sommer 2022 til Helseplattformen (HP) at vi ville vente med innføring på legekontoret inntil løsningen var tilstrekkelig testet ut. Helseplattformen planlegger å gjennomføre pilot på ett eller to fastlegekontor høsten 2023 og vi vet ikke når HP blir innført på legekontoret.
Med bakgrunn i dette, så omtales ikke legekontoret videre i denne artikkel.
Det vil alltid være mange utfordringer som skal løses når en innfører og endrer slike
store systemer. Vi må vise tålmod ved systemendringer og hele tiden øve og lære oss nye ting. Os kommune skal også i gang med e-handelsløsning og nytt skybasert personal- og økonomisystem i 2023. Også disse systemendringene krever mye av oss og vi må jobbe kontinuerlig både med opplæring og utvikling av mange nye systemer i 2023. Os kommune trodde nok vi fikk en mer ferdig løsning i Helseplattformen enn det som var tilfelle Vi ser at den ikke er helt ferdig bygd for våre behov. Ansatte og ledelse må derfor bidra med utviklingsarbeid. Dette forventningsgapet har nok skapt noe frustrasjon.
Samlet sett går det bra med innføringen av helseplattformen i Os kommune. Ansatte har virkelig stått på for å lære seg å ta i bruk Helseplattformen. Det varierer hvordan tjenesteområdene opplever bruken av helseplattformen i det daglige. Det går igjen at det er tidkrevende å sette seg inn i. Det oppleves at det er litt mange «klikk funksjoner» for å legge inn informasjon.
Flere tjenesteområder melder om forbedring i funksjonalitet og pasientsikkerhet sammenlignet med gammelt system, og at helseplattformen har mange muligheter som vi ikke har tatt i bruk enda. Samtidig er flere tjenesteområder inne i en krevende periode nå og bruker mye tid på å gjøre seg godt kjent i løsningen med brukerveiledninger, forståelsen av hvordan løsningen er bygd opp og hvordan det snakker sammen med andre systemer.
De som har pasienter inneliggende på St.Olav sier at de får nødvendige pasientopplysninger raskere og de er mer tilgjengelig enn tidligere fordi vi jobber i samme løsning.
De avdelingene som jobber på flere områder i løpet av en dag (f.eks saksbehandling + klinisk/lederstilling) er de som opplever flest utfordringer. Dette fordi de jobber i ulike moduler og løsningen blir mer kompleks og tidkrevende å lære seg. Mange av feilene som meldes i kommunen skyldes brukerfeil og behov for opplæring.
Opplæring ble gitt to måneder før vi tok i bruk løsningen og vi ser i ettertid at dette var for tidlig. Det var vanskelig å få fullt utbytte av opplæringen så lenge før løsningen ble tatt i bruk.
I hjemmebaserte tjenester har vi utfordringer med å få en oversiktlig legemiddelliste. Årsaker til at dette er flere; behov for mer opplæring i kommunen, systemene kommunen og fastlegene jobber i er ulike og innhenter/viser ulik informasjon, og det krever at alle leger (uavhengig om de bruker helseplattformen eller ikke) administrerer reseptene på riktig måte.
Fungerer godt i det daglige. Får godt utbytte av løsningen siden de har sykehjemslege som også jobber i samme løsning. Ansatte som skal yte nødvendig bistand får raskere informasjon om vedtak og tildelte tjenester gjennom plattformen.
Fysioterapi har utfordringer med manglende funksjonalitet, spesielt når det gjelder gruppetimer og betalinger/takster. Henvisningsarbeidsflyten som er bygd for ergoterapeutene og fysioterapeutene oppleves som omfattende for en liten kommune. Ergoterapeutene opplever mer funksjonalitet enn tidligere.
Opplever ikke noen spesielle utfordringer, og det fungerer greit. Helsestasjonslege jobber i samme løsning.
Plasstillitsvalgt rapporterer at bruken av Helseplattformen går greit, men at det tar tid å lære seg nye systemer og funksjoner. Noen funksjoner fungerer bedre enn de gamle systemene, mens andre virker mer tungvinte og mer tidkrevende.
De ansatte rapporterer at innføringen av Helseplattformen har vært utfordrende fordi det har vært mye feil i systemet og at de ansatte har måttet bruke mye tid på problemløsning som det har vært vanskelig å få hjelp med. De opplever at systemet stjeler tid som skulle vært brukt på pasientene. Helseplattformens hurtigtavle fungerer godt. Det er enkelt å legge inn pasientavtaler og pasientene får automatisk påminnelser på sms.
Det ble utarbeide ROS analyse høst 2022.
ROS analysen viste at det var størst risiko at HP ikke ville kommunisere med alle våre systemer/verktøy , så som Net Nordic . Deretter kom innføring ved legekontoret, men her ba vi om utsettelse inntil vi var kvitt barnesykdommene. Det har vært jobbet mye med å få systemet til å kommunisere med våre programmer innen velfersteknologi. (ROS analysen var oppe som tema med tillitsvalgte 19. september).
Min jobb som leder er å ta imot erfaringer på både det som fungerer og ikke fungerer. Og så evne å sette i verk tiltak på det som ikke funker sammen med ledere, ansatte, superbrukere og Helseplattformen. Det tar som sagt litt tid å fornorske Helseplattformen.
Vårt fokus nå er å se framover. Vi jobber kontinuerlig med å lære oss å bruke systemet og med å bidra til utvikling og tilpassing, slik at Helseplattformen blir en god plattform som ivaretar målet om en pasient – en journal.
Marit Gilleberg, kommunedirektør
Superbrukerne har en viktig funksjon i innføringen av helseplattformen i Os. Blir med superbruker Øyvind på jobb!